We lopen met GSM of PC in de hand en overladen elkaar met emails, voicemails of SMS. Binnen bedrijven is het nog erger. Onlangs hoorde ik van een project dat enorm uitliep. De mensen spendeerden 30 % van hun tijd in meetings, ontvingen een gemiddelde van 95 emails en 11 telefoons per dag en hadden 3 avonden per week conference calls met hun collega’s. Toch geloofde de project manager dat hét probleem een gebrek aan communicatie was.

Laat me niet lachen ! Het enige wat al deze mensen deden was communiceren. Wanneer konden zij hun werk doen ? Gebrek aan communicatie is een probleem van het verleden. Vandaag bestaat de uitdaging erin om zich los te koppelen van de overload aan informatie die dagelijks op ons afkomt en een focus te leggen op wat belangrijk is. Binnen multinationals ontvangen mensen bvb. gemiddeld 57 emails per dag terwijl ze zeggen dat 56 % daarvan irrelevant is.

Kevan Hall geeft in zijn Speed Lead boek 4 tips om de communicatie via email te verbeteren :

  1. Verdeel uw email communicatie in een “Push” (informatie die iemand moet ontvangen om de job te doen of om een actie te nemen) en een “Pull” (informatie die iemand misschien nodig heeft of die interessant zou kunnen zijn) deel
  2. Stuur “push” boodschappen onmiddellijk naar “To” bestemmelingen (geen cc’s) en denk goed na over wat ze zouden moeten weten, doen of voelen als een resultaat van uw boodschap. Plaats de actie die ze moeten ondernemen in de titel
  3. Publiceer alle “pull” informatie op het intranet of teamroom zodanig dat mensen die info kunnen vinden waneer ze de info nodig hebben. Trek het je niet aan wanneer mensen nauwelijks deze info raadplegen; dat betekent immers dat ze deze informatie niet nodig hebben om hun jobs te doen en je kan rustig stoppen met het aanbieden van deze info. Weer wat tijd gespaard
  4. Indien je onnodige informatie ontvangt stuur dan een copij van deze tip door

De quantiteit aan communicatie, maar zeker niet de qualiteit, gaat de komende jaren enorm toenemen omdat naast email ook nieuwe communicatiemethoden zoals instant messaging gaan gebruikt worden. Als je de communicatie nu niet onder controle krijgt wees dan maar gerust dat het aantal inkomende boodschappen drastisch gaat toenemen.

Bruno SegersBOA Constructor – Brussel – 09/02 – 17:00